Project Management(အပိုင်း-၆)

5.3.1 Bar charts and activity networks

Bar chart နှင့် activity networkများသည် project scheduleများ ရေးဆွဲရာတွင် အသုံးပြုသော ရုပ်ပုံပြသင်္ကေတ(graphical notations) များဖြစ်ပါသည်။ Bar chart များသည် activity တစ်ခုချင်းစီအတွက် မည်သူ့တွင် တာဝန်ရှိသည်၊ ထို activity အစမှအဆုံးထိ မည်သည့်အချိန်တွင် scheduleဆွဲသည်များကို ပြသပေးပါသည်။ Activity networkများသည် project တစ်ခုဖြစ်မြောက်ရေးတွင် ပါဝင်သော မတူညီသည့် activityများကြားတွင်ရှိသော မှီခိုနေမှု(dependencies) များကို ပြသပေးပါသည်။ Bar chartများနှင့် activity chartများကို project management tool များကို အသုံးပြုပြီး project information databaseမှ အလိုအလျောက် ထုတ်လုပ်ရေးဆွဲနိုင်ပါသည်။ဥပမာ-

Microsoft project ကဲ့သို့ project management software များကို အသုံးပြုနိုင်ပါသည်။

ပုံ-၁ Task durations and dependencies

၎င်း chartများ အသုံးပြုပုံကို လေ့လာလျှင်၊ ပုံတွင်ပြထားသည့်အတိုင်း ဖြစ်နိုင်ဖွယ် activityစုများဖြင့် မြင်တွေ့နိုင်ပါသည်။ ထို tableသည် activityများ၊ ယင်း activityတို့၏ အချိန်ကာလ(duration) နှင့် အပြန်အလှန် မှီခိုမှု(dependencies) များကို ပြသပါသည်။ Table အရ Activity T3 သည် Activity T1 အပေါ် မှီခိုနေပါသည်။ ဆိုလိုသည်မှာ T3 မစတင်မှီ T1ပြီးမြောက်ထားရမည် ဖြစ်ပါသည်။ ဥပမာ- T1သည် component design တစ်ခုကို ပြင်ဆင်သည့် activity ဖြစ်ပြီး T3သည် ယင်း designကို implementation ပြုလုပ်သည့် activity ဖြစ်ပါသည်။ Implementation မစတင်မှီ design ကို အပြီးသတ်ထားသင့်ပါသည်။

ပုံ-၂ An activity network

(ပုံ-၁)တွင် ပေးထားသော dependencyများနှင့် activityများ၏ estimated duration များကို အသုံးပြု၍ activity sequenceများကို ပြသပေးသော(ပုံ-၂) activity chart တစ်ခုကို ထုတ်လုပ်နိုင်ပါသည်။ ၎င်း activity chartသည် မည်သည့် activity များကို တစ်ပြိုင်နက် လုပ်ဆောင်နိုင်သည်၊ မည်သည့် activity များကို dependency များအရ sequence အတိုင်း လုပ်ဆောင်ရမည် များကိုပြသပေးပါသည်။ ထောင့်မှန်စတုဂံ များသည် activity များကို ကိုယ်စားပြုပြီး ထောင့်ခုံး(rounded corner)များသည် milestone နှင့် project deliverableများကို ကိုယ်စားပြုပါသည်။ ပုံတွင်ပြထားသော dateများသည် activity များ၏ start dateများဖြစ်ကြပါသည်။ (dd/mm/year)

ကျွန်တော်တို့အနေနဲ့ ပုံကို ဘယ်မှညာ ၊ အထက်မှအောက် ကြည့်ရှုရမှာဖြစ်ပါသည်။

အထက်ပါ activity chartကို ထုတ်လုပ်သော project management toolအရ activity အားလုံးသည် milestoneများတွင် အဆုံးသတ်ကြပါသည်။ Activity တစ်ခု စတင်နိုင်ရန် ရှေ့တွင် ရှိသော milestoneပြီးမြောက်ရန် လိုအပ်ပါသည်။ Milestone တစ်ခုပြီးမြောက်ရန် activity တစ်ခု (သို့)တစ်ခုထက်ပို၍ လိုအပ်နိုင်ပါသည်။ ဥပမာ- ပုံ-၁ ၏ row 5ခုမြောက်တွင် Activity T5ကို စတင်နိုင်ရန် Milestone M2ကို ပြီးမြောက် ထားရပါမည်။ ၎င်း Milestone M2ကို ပြီးမြောက်နိုင်ရန် Activity T2 နှင့် Activity T4 နှစ်ခုလုံး ပြီးမြောက်ရပါမည်။ ပုံ-၂ နှင့် နှိုင်းယှဥ်ကြည့်လျှင် ပိုမိုနားလည်နိုင်ပါသည်။

ပုံ-၂ An activity network (repeat)

Project တစ်ခုပြီးမြောက်နိုင်ရန် အနည်းဆုံးလိုအပ်သောအချိန်ကို activity graph (ပုံ-၂) ၏ အရှည်ဆုံးလမ်းကြောင်း (activity နှင့် milestoneများ တစ်ဆက်တည်း ဖြစ်သော longest path or the critical path) ကို သုံးသပ်ပြီး ခန့်မှန်းနိုင်ပါသည်။ ဥပမာ- ပုံ-၂ တွင် critical pathကို boldလုပ်ထားသော လမ်းကြောင်းကို ကြည့်၍ သိနိုင်ပါသည်။

ပုံ-၂ အရ start date (4/7/03) မှ finish date (19/9/03) အထိ၊ Week အားဖြစ်တွက်လျှင် ၁၁ ပတ်၊ ရက်အားဖြင့်တွက်လျှင် ၇၇ ရက်၊ ၁ပတ်တွင် အလုပ်ဆင်းရက် ၅ရက် ဖြစ်သောကြောင့် အလုပ်ဆင်းရက်ပေါင်း ၅၅ ရက် ကို critical pathအဖြစ် တွေ့ရပါသည်။

Critical pathတွင် projectကြာချိန်ကို ဖော်ပြပေးနိုင်သော အခြေခံကျသည့် activityများ ပါဝင်ပါသည်။ ထို့ကြောင့် project၏ ယေဘုယျ(overall) scheduleသည် critical pathပေါ်တွင် မှီခိုနေပါသည်။ အရေးကြီးသော activity (critical activity) များ၏ ပြီးစီးမှု ကြန့်ကြာမှု များသည် projectကို နှောင့်နှေးစေပါသည်။ အဘယ်ကြောင့်ဆိုသော် နောက်ပိုင်း လုပ် ရမည့် activity များကိုပါ နောက်ကျ၍ စတင်ရခြင်းကြောင့်ဖြစ်ပါသည်။

မည်သို့ပင်ဖြစ်စေကာမူ critical pathတွင် ရှိသော activityများတွင် နှောင့်နှေးမှု မရှိလျှင် project ၏ overall schedule သည်လည်း နှောင့်နှေးမှု မရှိနိုင်ပါ။ တစ်နည်းအားဖြင့် critical pathတွင်ရှိသော activity များတွင် နှေင့်နှေးမှုများ မရှိသ၍

activity ၏ ကြာချိန် နှင့် ယင်းကို မှီခိုနေသော activityများ ၏ ကြာချိန်များသည် overall schedule ကို မကျော်လွန်နိုင်ပါ။ ဥပမာ- Activity T8 သည် နှစ်ပတ် နောက်ကျ နေလျှင်ပင် project ပြီးဆုံးမည့် ရက်ကို မပြောင်းလဲပေးနိုင်ပါ။ အဘယ်ကြောင့်ဆိုသော် activity T8 သည် critical pathပေါ်တွင် မရှိသောကြောင့် ဖြစ်ပါသည်။ Project management tool အများစုသည် ခွင့်ပြုလက်ခံနိုင်သော delayများကို တွက်ထုတ် ပေးနိုင်ပါသည်။

Managerများသည် project workများကို ခန့်ဝေတာဝန်ပေးရာတွင် activity chartများကို အသုံးပြုပါသည်။ Activity chartများသည် activityများ၏ မှီခိုမှု dependencies များကို မြင်သာစွာ ပြသနိုင်ပါသည်။ ထို့ကြောင့် critical path ပိုမို တိုတောင်းသွားအောင် system designကို ပြုပြင်ကောင်း ပြုပြင်နိုင်ပါသည်။ Critical path တိုတောင်းသွားလျှင် project scheduleလည်း တိုတောင်းသွားပြီး ကျန်ရှိနေသော အချိန်များကို အကျိုးရှိအောင် အသုံးချနိုင်ပါသည်။

အစပိုင်းတွင် ဆွဲထားသော project schedule များသည် အနည်းနှင့် အများ လွဲချော် နိုင်ပါသည်။ Project စတင် developလုပ်သည်နှင့် အမှန်တကယ် ကုန်ဆုံးသွား သည့် အချိန်များကို မိမိ ခန့်မှန်းခြေများနှင့် နှိုင်းယှဉ် သင့်ပါသည်။ ဤကဲ့သို့ ပြုလုပ်ခြင်း သည် project ၏ နောက်ပိုင်း schedule များကို စီစစ်ရာတွင် အခြေခံ ကျပါသည်။ ယင်းကဲ့သို့ နှိုင်းယှဉ်မှုများပြုလုပ်ပြီး အခြေအနေ အမှန်များကို သိရှိသွားသောအခါ ‌activity chart ကို ပြန်လည်လေ့လာသင့်ပါသည်။ ဤနည်းအားဖြင့် ကျန်ရှိနေသော activity များကို ပြန်လည် စီစဉ်ကာ critical path၏ အရှည်ကို လျော့ချနိုင်ပါသည်။

ပုံ-၃ Activity bar chart

(ပုံ-၃) သည် project schedule informationကို ပြသရန် ပြည့်စုံသော နည်လမ်းတစ်ခုဖြစ်ပါသည်။ Bar chart တစ်ခုသည် project တစ်ခု၏ calander နှင့် activityများ၏ စရက် ဆုံးရက်များကိုပြသပေးပါသည်။ ၎င်း bar chart များကို Gantt chart ဟုလည်း ခေါ်ဆိုကြပါသည်။ Bar chart များကို ဘယ်မှညာ သို့ဖတ်ရှုပြီး activity များ၏ စချိန်နှင့် ဆုံးချိန်များကို ရှင်းလင်းစွာသိရှိနိုင်ပါသည်။

(ပုံ-၃) bar chart တွင် ပြထားသော အချို့သော activity များတွင် အရောင်ခြယ်ထားသော အပိုင်းပါဝင်ပါသည်။ ၎င်း အရောင်ခြယ်ထားသော(shaded bar) အပိုင်း၏ အရှည်ကို scheduling toolက တွက်ထုတ် ပေးခြင်းဖြစ်ပါသည်။ ထိုအပိုင်း များသည် activity များ ပြီးဆုံးသည့်ရက်များနှင့် ပက်သက်ပြီး ပြောင်းလွယ် ပြင်လွယ်သည်ကို ပြသပါသည်။ အကယ်၍ အရောင်ခြယ်အပိုင်းပါရှိသော activity တစ်ခုသည် သတ်မှတ် ချိန်အတွင်း မပြီးမြောက်ပါက ယင်းအရောင်ခြယ်သော အပိုင်း ပြီးဆုံးသည့် အချိန် အတွင်း ပြီးမြောက်အောင်လုပ်ဆောင်နိုင်ရန် အခွင့်အရေးရှိသည်ကို ဆိုလိုပါသည်။ ၎င်း အပိုင်း သတ်မှတ်ထားသော ကာလကို မကျော်လွန်သ၍ critical pathကို မသက်ရောက် နိုင်ပါ။ အရောင်ခြယ်ထားသော အပိုင်း(shaded bar) ပါ မပါ ကိုကြည့်ခြင်းဖြင့် activityတစ်ခုသည် critical pathတွင် ပါဝင်သော activity ဟုတ်မဟုတ် သိနိုင်ပါသည်။ Shaded bar မပါသော activityများသည် critical pathပေါ်တွင်ရှိသော activityများ ဖြစ်ပါသည်။

Project manager တစ်ယောက်သည် scheduleများကို တွက်ချက်ရုံသာမက အရင်းအမြစ် dataများကို ခွဲဝေခြင်း (resource allocation) နှင့် project activityများတွင် တစ်ဦးချင်းအလိုက် အလုပ်တာဝန်ခွဲဝေခြင်း (allocation of staff) များ ကိုလည်း လုပ်ဆောင်ရပါသည်။ ၎င်း စီမံခန့်ခွဲခြင်း (allocation)များကို project management toolများတွင် အသုံးပြုပြီး မည်သူသည် မည်သည့်အချိန်တွင် တာဝန် ကျသည်များကို (ပုံ-၄) bar chartအဖြစ် ထုတ်လုပ်နိုင်ပါသည်။ Projectတွင် ပါဝင်သော အယောက်စီတိုင်းသည် အချိန်တိုင်း ထိုprojectတွင် တာဝန်ရှိသည်ဟု မဆိုလိုပါ။ မိမိ တာဝန်ချိန်မဟုတ်သည့် ကြားချိန်များတွင် အားလပ်ရက်အဖြစ် အပန်းဖြေနိုင်သည်၊ အခြား project တစ်ခုတွင် အလုပ်လုပ်နိုင်သည်၊ သင်တန်းများတက်ရောက်နိုင်သည် စသဖြင့် အခြား activity များကို ပြုလုပ်နိုင်ပါသည်။

ပုံ-၄ Staff allocation vs time chart

ကြီးမားသော အဖွဲ့အစည်းများတွင် အထူးကျွမ်းကျင်သူ (specialist) များကို project တစ်ခုတွင် လိုအပ်သည့် အချိန် ရောက်မှသာ တာဝန်ပေး ကြပါသည်။ (ပုံ-၄) အရ Mary နှင့် Jim တို့သည် အလုပ်တာဝန် တစ်ခုကိုသာ လုပ်ဆောင်ကြရပါသည်။ အလုပ်တာဝန်တစ်ခုသာ လုပ်ဆောင်ရသည့် အချက်သည် scheduling problemများကို ဖြစ်ပေါ်ကောင်း ဖြစ်ပေါ်နိုင်စေပါသည်။ အကယ်၍ Mary နှင့် Jim နှစ်ဦးမှ တစ်ဦးသည် အခြားသော projectတစ်ခုတွင် အလုပ်လုပ်နေပြီး နှောင့်နှေးမှုများ ကြုံနေရပါက ယခု projectကိုလည်း သွယ်ဝိုက်၍ နှောင့်နှေးမှုများ ဖြစ်ပေါ်စေနိုင်ပါသည်။ Project တစ်ခုသည် လူတစ်ယောက်၏ မအားလပ်မှုများကြောင့် ကြန့်ကြာနိုင်ပါသည်။